Negli ultimi mesi, l’organizzazione di eventi aziendali in presenza ha subito una brusca frenata a causa dell’emergenza sanitaria, che ha imposto rigide norme di distanziamento sociale.
Molte aziende si sono organizzate di conseguenza, spostando la programmazione dei propri eventi sul Web: corsi, conferenze, convegni, tavole rotonde e presentazioni di prodotto. Le tecnologie digitali permettono di pianificare qualsiasi tipologia di evento online, dai webinar riservati a poche persone ai congressi con migliaia di partecipanti in tutto il mondo.
Il primo fattore da tenere in considerazione nell’organizzazione di eventi aziendali in streaming è che le persone a casa tendono ad avere una soglia di attenzione più bassa. Ciò è dovuto sia al fatto che lo schermo del PC funziona da filtro, eliminando gran parte del coinvolgimento emotivo generato solitamente da un evento live, sia alla quantità di elementi distraenti presenti nelle nostre case (telefono, TV, campanello, figli, animali domestici, ecc.).
Per questo è importante seguire alcuni accorgimenti nella pianificazione e prevedere dei momenti pensati per coinvolgere ed emozionare il pubblico.
Come dicevamo, i webinar e gli eventi in streaming, soprattutto quello che si protraggono per molte ore, possono alla lunga annoiare i partecipanti seduti davanti al PC. Ecco alcuni consigli per tenere alta la loro soglia di attenzione:
Riduci il più possibile i tempi morti, o riempili con dei contenuti collaterali. Ad esempio, puoi prevedere la presenza di un artista in grado di creare illustrazioni in tempo reale sui principali argomenti trattati, e interpellarlo nelle pause tra un intervento e l’altro. I suoi disegni forniranno del materiale informativo e divertente che i partecipanti tenderanno a condividere spontaneamente sui loro canali social, amplificando la visibilità dell’evento e del brand.
Organizza dei giochi o quiz online. La gamification è un ottimo strumento per aumentare il coinvolgimento del pubblico e stimolare l’interazione. Ricorda però che ogni iniziativa ludica, per risultare efficace e sensata, deve essere orientata al raggiungimento degli obiettivi dell’evento o collegata ai temi trattati dai vari ospiti.
Prevedi dei momenti di intrattenimento. Se il webinar o il congresso si protraggono per molte ore, puoi mettere in programma dei brevi spettacoli di musica, teatro o danza.
Le tecnologie digitali permettono di creare degli ambienti virtuali interattivi che simulano gli spazi fisici reali. Ad esempio, puoi realizzare una schermata iniziale che riproduce una sala conferenze e offrire al pubblico la possibilità di interagire con i vari elementi grafici presenti.
Grazie alla nostra piattaforma Virtual Interactive Congress dedicata all’organizzazione di eventi aziendali online, gli utenti possono accedere a dei veri e propri spazi espositivi virtuali, da cui visualizzare e scaricare materiale informativo sugli sponsor o i vari partecipanti.
La piattaforma permette inoltre a tutti gli utenti di collegarsi tramite audio-video e partecipare attivamente al webinar o all’evento con domande o commenti, diventando visibili al resto dei partecipanti proprio come se fossero in platea.
Se oggi una delle maggiori fonti di distrazione è proprio il telefono, perché non sfruttare la “dipendenza da cellulare” dei partecipanti per la buona riuscita dell’iniziativa? Incoraggiando la condivisione di post sui canali social con dei premi per i contenuti più originali e interessanti, aumenterai in modo esponenziale la visibilità dell’evento e quella dell’azienda che l’ha organizzato.
Hai bisogno di un supporto tecnico per l’organizzazione di un evento aziendale in presenza o in streaming o di un webinar? Contattaci per maggiori informazioni.
