L’organizzazione di un evento è una scienza esatta, richiede attenzione, capacità di previsione ed un’ottima attitudine al problem solving. Bisogna saper pianificare ogni fase dell’evento, consultandosi con professionisti del settore ed essere proattivi per poter fronteggiare e risolvere ogni possibile imprevisto. Un congresso virtuale richiede la stessa capacità di organizzazione di un evento in presenza, ma con una particolare attenzione alle specificità di questa tipologia di evento.
In questo particolare momento, l’opzione di avvalersi delle tecnologie streaming per realizzare un congresso online è una necessità, ma non è escluso che anche in futuro questa tipologia di congresso possa sopravvivere e diventare di tendenza.
Un evento online è più economico di un congresso tradizionale, permette un notevole risparmio per quanto riguarda i costi diretti di organizzazione, ma anche per tutte le spese accessorie (costi di trasferta di relatori, accomonation, etc …).
Inoltre garantisce una maggiore flessibilità, sia per i relatori che per tutti i partecipanti: permettendo di connettersi direttamente dalle proprie sedi, si potrà contare su una maggiore disponibilità e partecipazione di speakers ed ospiti.
Possiamo quindi realizzare un vero e proprio evento in streaming utilizzando gli stessi asset degli eventi dal vivo? Ma soprattutto, è vero che per realizzare un congresso in streaming sia necessario nient’altro che una buona connessione ad Internet ed una piattaforma di conference?
Un congresso online non può essere concepito semplicemente come una riproduzione fedele della versione tradizionale in presenza fisica. Molto spesso, infatti, le principali piattaforme di conference sono pensate esclusivamente per mettere in comunicazione piccoli gruppi di lavoro virtualmente collegati tra di loro. Non permettono quindi di creare un vero e proprio congresso e di garantire una pari interazione tra pubblico e relatori. L’impossibilità di partecipare attivamente potrebbe rendere le sessioni noiose per gli ospiti, mentre lo scopo principale dell’evento dovrebbe essere quello di intrattenere, fornendo un’esperienza coinvolgente a tutti i partecipanti.
La prima scelta sarà quella relativa alla pianificazione vera e propria dell’evento. Le opzioni possono essere due: nel primo caso, i relatori saranno connessi dalle proprie sedi e interverranno in tempo reale da qualsiasi parte del mondo. In alternativa si può pensare ad una soluzione ibrida, in cui moderatori e relatori sono riuniti in una sede in cui è stato allestito un set-up audio video luci e dove l’evento sia ripreso. Una regia tecnica che si occuperà della messa in onda e del live broadcast.
In un congresso tradizionale ogni ospite, prima delle sessioni si registra fisicamente al desk della segreteria organizzativa. Questa funzione è prerogativa solo di specifiche piattaforme dedicate, che inseriscono una registrazione ed autenticazione di tutti gli ospiti tramite pagine di log-in dedicate.
Le piattaforme dedicate agli eventi in streaming permettono di mettere in connessione un relatore con una platea, ma possono far interagire anche diversi relatori con moderatori.
Anche in questo caso è possibile realizzare sessioni parallele e tavole rotonde, per differenziare l’offerta e fornire un’esperienza più personalizzata possibile.
A termine delle sessioni, i relatori lasciano spazio a domande di approfondimento. Senza dover ricorrere a chat e messaggi, le piattaforme professionali permettono di mettere in comunicazione la platea e lo speaker. L’utente può porre la domanda ed essere visibile ed udibile da tutti gli ospiti presenti. E’ comunque possibile inserire chat personalizzate in cui includere anche i relatori, per alcuni dubbi o questioni minori.
Per garantire la massima comprensione di tutti gli argomenti trattati durante le sessioni, è possibile inserire delle landing-page personalizzate, per integrare l’esperienza con materiali di approfondimento e spazi poster virtuali.
Prestare attenzione agli sponsor degli eventi e dagli la giusta rilevanza è sicuramente fondamentale per il successo di un congresso virtuale. Anche gli sponsor sono parte integrante degli eventi in streaming. Avvalendosi di piattaforme professionali è possibile inserire loghi e banner all’interno del layout delle sessioni video. Inoltre è possibile creare dei veri e propri spazi espositivi virtuali, in cui gli utenti possano approfondire la conoscenza dello sponsor, scaricare contenuti ed accedere ad ulteriori informazioni.
Ti consigliamo di informarti e valutare tutti gli strumenti a disposizione così da ricreare un evento completo ma non dispersivo. Valutare l’evento con un occhio alla user-experience ti aiuterà ad individuare lacune o al contrario, sezioni poco accattivanti.
Se è vero che con Internet siamo tutti in grado di partecipare ad una conference video-call, non è altrettanto vero che il risultato finale sarà professionale e all’altezza del nostro pubblico. Poter contare su un team tecnico d’eccellenza è la chiave per un evento di successo.
Noi di Ravaservice tramite la nostra piattaforma Virtual Interactive Congress progettiamo insieme a te ogni aspetto dell’evento, curando ogni dettaglio e personalizzandolo alle tue richieste. Durante le prove e in fase di svolgimento forniamo un supporto tecnico completo, una regia da remoto con cui pianificare l’evento e su cui contare per una riuscita semplicemente impeccabile!
Se con questo post abbiamo incuriosito la tua voglia di metterti in gioco con un evento in streaming, non ti resta che contattarci. Progetteremo insieme il tuo prossimo evento con Virtual Interactive Congress.
